Die Organisation der Vinexus Wein Welten – oder: Wie man ein besonderes Date vorbereitet

Heute möchten wir Euch in einem Interview bereits einen Menschen „davor“ vorstellen: unsere Werkstudentin / Praktikantin Helen-Sophie Weisbrodt. Im Zentrum des Mitarbeiter-Teams, das Jahr für Jahr unsere Hausmesse plant und koordiniert, hält diesmal Helen die Fäden in der Hand, ist Tabellen- und Listenkönigin, Überblick-Behalterin, Aussteller-Kontakt, Wein-Jongleurin, Tisch-Koordinatorin und … Ruhepol.

Bevor wir konkret über Deine Organisation der Vinexus Wein Welten 2017 sprechen, erzähle uns doch etwas Persönliches von Dir, Deinen Hobbys und Interessen, wie und wann Du die Liebe zum Wein entdeckt hast oder allgemein etwas über Deine „Wein-Vita“ und zukünftigen Ziele.

Wein hat in unserer Familie schon immer eine besondere Rolle gespielt. Mein Vater ist Holzküfermeister und auch meine Mutter arbeitet im Bereich Weinverkauf. Als echte Pfälzerin hatte ich schon immer einen Bezug zu guten Weinen. Während meines mehrmonatigen Praktikums beim renommierten Weingut Dr. Bürklin-Wolf hatte ich zum ersten Mal die Möglichkeit, Kellermeistern über die Schultern zu schauen und zu lernen, wie Wein gemacht wird. Da war mir klar – das möchte ich auch. Ich entschied mich für ein Weinwirtschaftsstudium in Geisenheim. Während des Studiums hatte ich die Gelegenheit, praktische Erfahrungen im In- und Ausland zu sammeln. Damit wuchs mein Interesse, zu kochen und zu reisen. Ich liebe es, die kulinarische Vielfalt in neuen Ländern zu entdecken.

Welche Erfahrungen, welchen Background hast Du im Bereich Event-Planung in Dein Praktikum bei Vinexus mitgebracht?

2013 habe ich in Murray Darling in Australien ein Praktikum bei einer Event-Agentur absolviert. Dabei ging es um eine große Wineshow, die sich auf – für Australien eher unübliche – Rebsorten wie Sangiovese, Tempranillo und Co. konzentrierte. Das war ein total spannendes Projekt, bei dem ich sehr viel gelernt habe.

Würdest Du unseren Lesern einen Einblick geben, welche Arbeitsschritte, Teilaufgaben für die Wein Welten 2017 in Deiner Verantwortung liegen?

Generell habe ich die Möglichkeit, in mehreren Bereichen mitzuwirken – was sehr viel Spaß macht, da ich sehen kann, wo die Schnittstellen liegen und wie diese für ein solch großes Event gestaltet werden. Mein größtes Aufgabengebiet ist die Kommunikation, die Absprache mit den Ausstellern und die internen Abstimmungen. Einladungen schreiben, Verwalten der Zusagen, Weinauswahl der einzelnen Weingüter, Tischzuordnung, Namensschilder, Verpflegung am Veranstaltungstag. Darüber hinaus bin ich auch im Bereich Social Media involviert. Und dann braucht es ja auch noch Toiletten, einen Parkplatz-Plan, eine Personal- und Springer-Planung für die Veranstaltung, den Aufbau, den Abbau …

Hattest Du bereits vorher einmal unsere Wein Welten als Gast besucht?

Nein.

Siehst Du das als Vorteil oder als Nachteil?

Beides! Sicher ist es ein Nachteil, dass ich nicht die Möglichkeit hatte, mir ein Gesamtbild der Weinmesse von vorangegangenen Jahren zu verschaffen und daher keinen persönlichen Erfahrungswert zu haben. Aber gerade das ist auch eine Chance. Ich bin unvoreingenommen! Das lässt mich bei der Planung frei und offen sein. Es ermöglicht mir, die Dinge in einem anderen Blickwinkel zu sehen und neue Impulse zu geben.

Welchen Aufgaben und Herausforderungen standest Du gegenüber, wo lagen Schwierigkeiten?

Die größte Herausforderung war bzw. ist die Koordination der Aussteller, Weingüter und Winzer im Austausch und Zusammenspiel mit dem Vinexus-Team und anderen Zulieferern. Da ein großer Teil dieser Aufgabe bei mir liegt und die gesamte Kommunikation und Organisation über mich läuft, trage ich hier eine große Verantwortung. Auf zeitnahe Rückmeldungen angewiesen zu sein, die Tatsache, dass es dann vielleicht erstmal nicht weiter geht, wenn Angaben fehlen zum Beispiel – das war nicht immer einfach, ist aber auch irgendwie das, was so ein Projekt ausmacht.

Was reizt Dich an diesem Projekt besonders?

Es ist klasse, einen gesamten Prozess zu verfolgen und mitzugestalten. Von Anfang an dabei zu sein und letztendlich das Projekt, an dem man mehrere Monate gearbeitet hat, in der Realisierung zu sehen, das ist schon toll.

Hattest Du VOR Projektstart Erwartungen und Vorstellungen, die sich während der wochenlangen Vorbereitung verändert haben?

Nein, nicht wirklich. Ich bin neutral und aufgeschlossen an meine Aufgabe herangegangen. Ich bin dankbar und stolz, dass die Vinexus Gruppe mir dieses Vertrauen entgegengebracht hat und mich hat machen lassen.

Was glaubst Du, wie es Dir in der Nacht vor der Veranstaltung gehen wird? Und wie in der Nacht danach?

Meinst Du, ob ich aufgeregt bin? Nein, komischerweise gar nicht. Ich freue mich einfach. Bin positiv euphorisch. Ich sehe das Ganze wie ein Date: Man bereitet sich darauf vor, ist sich im Klaren, dass der erste Eindruck zählt und man sich von der besten Seite zeigen möchte. Man hofft, dass der Funke überspringen wird. Sich vorbereiten, ohne sich verrückt zu machen. Authentisch sein, Fehler vermeiden und das Date einfach auf sich zukommen lassen.

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